Als Office Manager*in bist Du der Dreh- und Angelpunkt unseres Teams in Berlin und managst den kompletten Studio-Betrieb in unserem Büro am Oranienplatz. Du kennst bzw. begrüßt jede*n, kümmerst Dich um das Wohl aller und schaffst ein Arbeitsumfeld, in dem es an nichts fehlt.
Deine Tätigkeit
Gemeinsam mit einem Kollegen verantwortest Du das Office Management. Dabei liegt der Fokus auf allgemeinen Organisationstätigkeiten und administrativen Aufgaben:
- Koordination des Posteingangs und Postausgangs sowie von Versand- und Kurierdiensten
- aktive Unterstützung des Teams, vor allem bei Reisebuchungen oder Terminvereinbarungen
- Planung, Organisation und Durchführung von internen und externen Events
- Verwaltung, Vorbereitung und Betreuung von Konferenzräumen
- Betreuung des Firmenfuhrparks
- verantwortlich für Ordnung und Sauberkeit des Büros inklusive Koordination der Bürowartungs- und -reparaturarbeiten
- Bereitstellung und Management aller analogen Arbeitsmittel sowie der Getränke und Snacks
- Koordination externer Dienstleister (Reinigungsfirma, Hausmeister etc.)
- Verwaltung von Stromverträgen, Leasingverträgen und Abos
- Vorbereitende Buchhaltung
- Unterstützung in der Organisation des Recrutings
Außerdem unterstützt Du die Geschäftsleitung bei der Terminkoordination und in anderen organisatorischen Belangen.
Dein Profil
Du suchst die Möglichkeit, Deinen Aufgabenbereich aktiv mitzugestalten und arbeitest selbstständig und lösungsorientiert. Du bist top organisiert, umsichtig, verantwortungsbewusst, hast eine positive Ausstrahlung, bist freundlich und souverän – und bleibst es auch, wenn es mal stressig wird.
Wir erwarten von Dir:
- zwei oder mehr Jahre Berufserfahrung im Bereich Office Management, präferiert im Agentur- oder Kulturbereich
- gute Kenntnisse mit den MS 365-Anwendungen
- sehr gutes Deutsch, gutes Englisch
- strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, Aufgaben selbständig zu priorisieren
- Teamgeist, Zuverlässigkeit und Energie
- die Fähigkeit, mit vertraulichen Informationen diskret und sensibel umzugehen
- ein empathisches und herzliches Wesen
Das erwartet Dich bei uns
- ein offenes, freundliches Team und eine sehr kollegiale Arbeitsatmosphäre
- abwechslungsreiche Aufgaben
- wir übernehmen die Kosten für dein BVG-Ticket und sponsern Deine USC-Mitgliedschaft
- hybrides Arbeiten mit flexiblen Arbeitszeiten für familienverträglichen Arbeitsalltag
Eckdaten
- Beginn: ab sofort
- Arbeitsort: Berlin
- Vertragsart: unbefristet angestellt
- Arbeitszeit: wöchentlich in Teil- oder Vollzeit (ab 32 Stunden)
Wir freuen uns über Bewerbungen per E-Mail an: jobs@artcom.de.
Bitte nenne uns deinen frühestmöglichen Starttermins, deine wöchentliche Wunscharbeitszeit und deine Gehaltsvorstellungen.